Donde hay orden…

Si usted es emprendedor, posiblemente le ha sucedido esto: enciende su computadora y lo primero que tiene que atender es una cuenta por pagar, pero dos minutos después le llama un cliente que necesita una información urgente, y, si tiene empleados, tres minutos después está hablando con uno de ellos que le ha llamado para decir que hoy no irá a trabajar porque tiene gripe, y quiere saber qué pasará con su salario del día… y desde luego, la cuenta que vio al inicio sigue sin pagar… y no han pasado ni diez minutos.

La vida del emprendedor, y del pequeño y mediano empresario es así. No obstante, seguimos siendo lo suficientemente valientes para seguir adelante. Ahora, con este ritmo no es sorpresa que al final de cada día estemos agotados, buscando la forma de manejar mejor nuestros proyectos. ¿Existirá esa fórmula? La buena noticia es que sí existe, pero no es «mágica». Igual requiere trabajo, pero conocerla y aplicarla nos permite dosificar mejor nuestras energías, sin que la enorme cantidad de asuntos por atender termine abrumándonos, y se puede usar en un emprendimiento personal, en la empresa familiar sostenida por 5 personas, o en una gran empresa con cientos de empleados.

Toda actividad, sobre todo si es comercial, se puede dividir en siete grandes áreas para manejar mejor su operación, y vigilar la gestión sin descuidar ningún aspecto. Esta división nace de las funciones de cada área, el orden adecuado para realizarlas, y los puestos que haya en ella, y cada una tiene un producto final claro y definido que contribuye al producto o servicio final que la empresa le brinda a sus clientes. Toda la gestión y todos los puestos tienen una estadística para medir su producción. Vamos a hablar brevemente de cada área, o división, y sus funciones:

Antes de explicar cada una de las divisiones, en el sistema que implementamos en Bizancio Consultores, y con los clientes que trabajamos, la operación es manejada por un Director Ejecutivo, un Ejecutivo Administrativo y de Ventas y un Ejecutivo de Operaciones. También puede haber un Ejecutivo de Nuevos Negocios, que es la persona encargada de hacer enlaces con nuevos clientes. Estos dos últimos puestos son en realidad ejecutivos de alto rango. Estos tres puestos se encargan de supervisar todo lo relacionado con el personal de la empresa (entendiendo que cada miembro de la empresa maneja comunicaciones de diversa índole), y las relaciones de la empresa con su entorno, desde el Gobierno del país hasta el entorno comunitario en el que está la empresa; también de que la empresa esté produciendo, con los estándares adecuados, y que esos productos estén siendo entregados al público.

Ahora sí, veamos cada una de las divisiones:

División Ejecutiva

La división ejecutiva es la que se encarga de analizar toda la gestión y los resultados de la empresa, y decidir el rumbo que tomará. También maneja todos los asuntos relacionados con la situación legal de la empresa, el pago de impuestos y cargas sociales, etc. Un punto importantísimo es que cada una de las decisiones que toma esta división está basada en las estadísticas de cada una de las demás divisiones. Ninguna decisión es emocional. El manejo por estadísticas es toda una tecnología especializada, que tocaremos en otro artículo.

División de Establecimiento

Como se explicó anteriormente, en este esquema de organización se considera que cada persona es en realidad un generador, y a la vez, un receptor de comunicaciones, de información, y la marcha de la empresa depende de lo que cada persona haga con esta información. Esta división contrata cada persona necesaria, y se asegura de que esté correctamente entrenada para que realice sus tareas, y también maneja las comunicaciones (en forma de correos, llamadas, etc.) para que lleguen a la persona verdaderamente adecuada. En otras palabras: establece la operación y la mantiene viva.

División de Ventas y Marketing

Esta división se encarga de crear y producir todo el material de mercadeo, de manera que la empresa sea conocida en un área deseada. Esto incluye la creación y/o mantenimiento de la página web y de los perfiles en redes sociales, así como todas las acciones de publicidad. También supervisa e impulsa todo el equipo de ventas y su producción.

División de Tesorería

Aquí no hay mucho que explicar: esta división se encarga de llevar un control detallado del dinero que ingresa, el dinero que egresa, y de gestionar todas las cuentas de la empresa. Asimismo, realiza las compras necesarias a tiempo para que la producción, o el servicio, puedan brindarse.

División de Producción

Esta división tampoco necesita mucha explicación. Es la encargada de hacer el producto, según las instrucciones establecidas, incluyendo desde luego el estándar de calidad.

División de Certificación de Calidad

Se encarga de velar por que los productos y servicios mantengan los niveles de calidad deseados, y recomienda cualquier corrección. Esto incluye el «re-entrenamiento» de los miembros del personal que ya recibieron su entrenamiento y por alguna razón no mantienen el estándar requerido.

División de Nuevos Negocios

Aquí están las personas que presentan el producto o servicio a nuevos clientes potenciales, y logran que las personas lo adquieran. Esto lo pueden realizar a través de diversos medios, como participación en exposiciones y ferias especializadas, presentaciones de negocios y network meetings. Dan seguimiento a los clientes, averiguan su experiencia, y manejan cualquier inquietud o molestia. También dan a conocer la experiencia favorable de otros clientes para atraer personas interesadas, son especialistas en relaciones públicas. Esta división trabaja muy de cerca con la de Ventas y Mercadeo.

Estas son, de manera muy general, las divisiones de cualquier organización. Desde luego, lo ideal sería tener un equipo de personas comprometidas que puedan tomar cada una de las divisiones, capaces de trabajar de forma coordinada. Ahora, esto no siempre es real, y volvemos al ejemplo del emprendedor (o la emprendedora) al principio: a veces su empresa es un «one-man-show». Aun así, comprender que la gestión se puede dividir en siete partes le dará más claridad de las tareas por atender, y le recomendamos que imagine que en su oficina tiene siete gorras de diferente color: dependiendo de la tarea a realizar, use esa gorra, y nunca intente usar más de una gorra a la vez.

Comprendemos que este sistema organizativo es muy novedoso, y muy diferente a otros mecanismos que ya se implementan de manera general. No obstante, habla por sus resultados: las empresas que utilizan este organigrama exitosamente alcanzan una expansión y estabilidad increíbles. Es un organigrama que no está basado únicamente en jerarquías, sino en tareas por realizar para mantenerse viable y en expansión. De pronto, lo único que tiene que hacer usted es darle una oportunidad.

Y si no sabe por dónde empezar, al menos ya sabe que puede contar con Bizancio. Puede comunicarse con nosotros a través de nuestro formulario de contacto, y hoy mismo comenzamos a trabajar en su organigrama.